Vorstandssekretärin (m/w/d) Vollzeit

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Zweck und Ziel der Stelle

Zur Verstärkung unseres internen Teams suchen wir ab sofort eine Vorstandssekretärin (m/w/d) in Vollzeit.

Sie fungieren als wirkungsvolle Unterstützung des Vorstandes bei der Erfüllung der Führungsaufgaben und Repräsentation des Unternehmens sowie der Sicherstellung eines störungsfreien Arbeitsablaufes durch routiniertes und mit Übersicht geprägtes Arbeiten.

Ihre Aufgaben:
  • Wahrung der Vertraulichkeit aller geschäftlichen Vorgänge und Angelegenheiten
  • Verantwortliche Organisation und Steuerung eines reibungslosen Ablaufs des Sekretariatsbetriebes durch eine rationelle Arbeitsweise und solide Büroorganisation unter der Aufsicht der Leiterin des Vorstandssekretariates
  • Terminplanung und Terminüberwachung für den Vorstand
  • Vorbereitung von Dienstreisen
  • Vor- und Aufbereitung von Informationen und sachliches Vor- und Nacharbeiten im Entscheidungsbereich
  • Telefondienst und Führen von Telefonaten im Auftrag des Vorstandes
  • Erledigung der Korrespondenz des Vorstandes nach Diktat und eigenständig
  • Empfangen und Betreuen von Besuchern sowie Erteilen von Auskünften im Rahmen der übertragenen Befugnisse
  • Unterstützung des Vorstandes bei Informations-, Repräsentations- und Kontrollaufgaben durch die Wahrnehmung entsprechender administrativer Verwaltungsaufgaben (z.B. Führen und Verwalten der Wiedervorlagen und der vertraulichen Ablagen, perfekte Kommunikation bei Terminabsprachen, Terminkontrolle wichtiger Vorgänge) zur Optimierung der Informations- und Kommunikationsabläufe
  • Planen, Koordinieren, Organisieren und sachliches Vorbereiten von in- und externen Besprechungen und Veranstaltungen
  • Erstellen von Präsentationsunterlagen, Zusammenstellen und Verteilen von Sitzungsunterlagen, Sammlungen von Tagesordnungspunkten nach Vorlagen, Protokollführung
  • Vorbereiten der ausgehenden Post zum Versand (Prüfen auf Vollständigkeit und Richtigkeit)
  • Sonstige Aufgaben in enger Abstimmung mit der Leiterin des Vorstandssekretariats und der Personalreferentin
  • Organisation und Beschaffung von materiellen Zuwendungen
  • Wahrnehmung der gegenseitigen Vertretung im Vorstandssekretariat
Sie bringen mit:
  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und Erfahrung im Sekretariatsbereich
  • Sehr gute MS Office Kenntnisse
  • Analytische Denkweise um komplexe Sachverhalte verständlich aufbereiten
  • Fähigkeit in zeitlich kritischen Situationen den Überblick zu wahren, Aufgaben nach Relevanz und Dringlichkeit zu priorisieren
  • Sehr gute mündliche sowie schriftliche Ausdrucksweise in Deutsch
  • Souveränes Auftreten und Kommunikationsstärke
  • Überdurchschnittliches Engagement, Teamgeist, absolute Kundenorientierung, Kontaktfreudigkeit, Kommunikations- und Überzeugungskraft, diskret, emphatisch, vertrauenswürdig und loyal
  • Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten
  • Multiplikator der Unternehmensziele und Unternehmensphilosophie
  • Führerschein der Klasse B wünschenswert
Ihre Vorteile bei uns:
  • Eine professionelle Einarbeitung und Personalentwicklung u.a. durch die GeAT Akademie sowie kostenlose Schulungs- und Weiterbildungsangebote
  • Profitieren Sie von attraktiven Mitarbeiterrabatten bei mehr als 800 namenhaften Marken wie z.B. Apple, adidas, Sixt u.v.m.
  • Gestallten Sie Ihren eigenen Arbeits- und Verantwortungsbereiches aktiv mit profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten, 30 Arbeitstagen Jahresurlaub, Gruppenunfallversicherung und kostenlosen Parkmöglichkeiten am Betriebsgelände
  • Sie erwartet ein attraktives Festgehalt und weitere Incentives sowie freiwillige soziale Leistungen: VWL, Urlaubs- und Weihnachtsgeld

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Überschrift
EinsatzortErfurt
AnstellungsartVollzeit
Tarifvertrag

iGZ – DGB Tarifwerk

Vorstandssekretärin (m/w/d) Vollzeit
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Anlagen

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